Début de votre manifestation
Avant
- Le suivi
- Brief de la première réunion
- 1er plan d’implantation
- Validation du plan d’implantation
- Matériaux et quantitatifs
- Plan de montage
- Validation des planning d’interventions
- Préparatifs techniques
Pendant
- Montage de l’installation générale
- Réception, contrôle et validation
- Gestion des imprévus et des suppléments
- Gestion de l’arrivée des exposants
- Ouverture du salon
- Permanence des équipes techniques
Après
- Démontage
- Stockage
- Debrief
AVANT
J -20 à J - 15
(Dates données à titre indicatif)
LE SUIVI
Le chef de projet sera votre interlocuteur privilégié. Il vous accompagnera durant toute la démarche de la manifestation.
BRIEF DE LA PREMIÈRE RÉUNION
Étape clef de la démarche, le brief permet au client d'exposer ses volontés et ses suggestions. Le chef de projet donne des solutions de manière claire pour chaque élément du dossier.
1ER PLAN D'IMPLANTATION
Élaboration d'un premier plan d'implantation à partir de la réunion. L'utilisation du même logiciel : Turbocad, nous permet des échanges de fichier sans risque d'erreurs.
VALIDATION DU PLAN D'IMPLANTATION
Le client valide le plan d'implantation avant de passer à la seconde étape : le choix des matériaux et le montage sur plan.
MATÉRIAUX ET QUANTITATIFS
Les matériaux sont choisis en fonction de la matière, des couleurs et des coûts.
Un estimatif des quantités est donné.
J -15 à J - 10
LE PLAN DE MONTAGE
Le plan de montage est créé en fonction du tableau exposants fourni par le client et les quantités calculées sont transmises au service technique.
VALIDATION DES PLANNINGS D'INTERVENTIONS
Tous les services se réunissent et mettent en place un planning et retro-planning pour permettre une synergie parfaite.
PENDANT ET APRÈS
Pendant
MONTAGE DE L'INSTALLATION GÉNÉRALE
Les différents éléments sont acheminés sur le site de la manifestation la veille ou le jour du montage, sans aléas du fait de notre proximité. Ils sont installés selon le plan défini par le bureau d'étude.
RÉCEPTION, CONTRÔLE ET VALIDATION
Le client valide l'installation et la qualité finale du produit en présence du chef de projet si nécessaire.
GESTION DES IMPRÉVUS ET DES SUPPLÉMENTS
Le monde de l'événementiel est souvent sujet aux imprévus de dernière minute.
GESTION DE L'ARRIVÉE DES EXPOSANTS
Maîtrise des flux des exposants avec gestion des imprévus et surplus.
OUVERTURE DU SALON
Après une dernière vérification, le salon ouvre ses portes. Un technicien fera un passage tous les matins.
PERMANENCE DES ÉQUIPES TECHNIQUES
Durant la permanence de nos chargés d'affaires sont accompagnés : d'électriciens, de monteurs et de maquettiste.
Après : J + 12 à J + 15
DÉMONTAGE & STOCKAGE
Après la manifestation, nos équipes démontent le matériel installé, puis l'acheminent et le stock dans notre dépôt.
DEBRIEF
Après la manifestation, le chef de projet fait le point avec le maître d’œuvre afin de quantifier les prestations complémentaires. Puis, un débriefing est organisé pour récolter les impressions du client et ses diverses remarques afin d'améliorer les prestations suivantes.
Déroulé d'une permanence technique
Process
Votre interlocuteur unique est présent durant toute la période de permanence avec des techniciens spécialisés dans le revêtement de sols, la tapisserie, l’électricité et le montage pour répondre aux derniers aléas.
Prise d’info
Vos régisseurs apportent au chef de projet les bons d’interventions afin qu’il organise de manière efficace auprès de ses techniciens, les interventions à réaliser.
Intervention
Réalisée dans un délai maximum de 4h de façon à acheminer les matériaux spécifiques manquants si nécessaire.
Présence
Arrivée des exposants :
Présence du chef de projet et des techniciens durant toute la période d’arrivée exposants (J-3) de 9h00 à 19h00.
Ouverture :
Le chef de projet sera présent le matin jusqu’à midi avec son équipe de techniciens polyvalents.
Pendant le salon :
Un technicien polyvalent fera un passage quotidien de 2h minimum tous les matins avant l’ouverture pour s’assurer du bon fonctionnement de l’événement.
Astreinte :
Durant tout l’événement, le chef de projet est à votre disposition en cas de besoin d’intervention urgente.
Une équipe technique travaillant en sécurité
Toutes nos équipes sont soumises à des normes de sécurité drastiques.
L’utilisation d’outils professionnels et de méthodes adaptées sont de rigueur :
– Chaussures de sécurité
– Permis nacelles, engins, Poids lourd
– Casques, si nécessaires
– Vêtements adaptés aux contraintes de sécurité
Durant chaque montage, nous transmettons un dossier sécurité avec attestation de montage de tous les matériaux fournis.
Vous avez besoin de nous pour la réalisation de votre événement ?
Envoyez nous votre demande à info@eventek.fr